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YF-00719

発信 平成27年7月28日

マイナンバー制度が始まる前に準備すること

マイナンバー制度(YF-00687)が平成28年1月から始まるにあたって、今年の10月には、個人番号が記載された通知カードが送られてきます。

会社は、10月になってから慌てないよう、事前対策をしっかりしておくことが必要となってきます。今回は、会社が行わなければならない準備についてお伝えいたします。

1.10月に送られてくる通知カードって何?

マイナンバー制度が始まる前に、12桁の個人番号が記載された通知カードが簡易書留で送られてきます。10月5日現在の住民票を基準に発送されるので、住民票の異動を忘れていないか確認しましょう!

2.会社として事前にやるべきこと

会社の対応 内 容
(1)従業員への周知 会社は、従業員に次のことを周知します。
(a)マイナンバー制度が始まること
(b)通知カードが住民票の住所に家族全員分送られてくること
(c)利用目的など
(2)個人情報を扱う事務の確認 源泉徴収票や支払調書、社会保険の届出など、どの書類にマイナンバーが記載されるのか確認し、事務取扱責任者や事務取扱担当者を決めます。
(3)基本方針・取扱規程の策定 会社では、取扱規程によって、「取得、利用、保存、提供、削除・廃棄」ごとに「取扱方法、責任者・事務取扱担当者、安全管理措置 等」を定めることになっています。
(4)安全管理措置の確認 マイナンバーが、社外へ流出したり、不正利用されないように組織体制、インフラ整備や監督・教育などを行います。
(5)就業規則の見直し 就業規則に、採用時のマイナンバー提示や利用目的の明示、流出時の懲戒の規定などを必要に応じて検討します。
(6)業務委託契約の見直し マイナンバーに関する事務を外部委託する場合には、税理士や社会保険労務士等と、マイナンバーの取扱方法等について契約を見直す必要があります。

マイナンバーの利用体制づくりは、厳しいと感じる方も多いと思います。
しかし、特定個人情報が流出した際の罰則や損害賠償、風評などのリスクは計り知れません。

早めにマイナンバー対策を講じることで、企業として信用力の向上に繋がるとともに、情報セキュリティを見直すきっかけになるものと考えます。

当法人では、メルマガやセミナー等を通じて、マイナンバー対策についての情報を発信してまいります。

お問い合わせは当ホームページの無料税務相談コーナーからどうぞ。

(文責−久保田 勝一)

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