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発信 令和4年8月18日

電子計算機で作成する書類の保存対応

改正電子帳簿保存法が施行され、半年以上が過ぎました。請求書等の書類は、受領した側はもちろん、発行した側もその控えを保存する必要があります。今回はその発行側が電子計算機を使用して作成する書類の保存対応についてお伝えします。

1.原則

発行する側がコンピュータといった電子計算機を用いて請求書等の書類を作成した場合、
(1)出力して紙で保存又はスキャナ保存する方法
(2)電子データとして保存する方法
があります。どちらの保存方法を採用するかは、交付の形態により異なります。

交付の形態 交付側の保存方法
書類(紙)を郵送 (1)出力して紙のまま保存又はスキャナ保存
PDF等の電子データ (2)電子データとして保存
紙と電子データの両方を交付 どちらを原本にするかによって異なる


2.押印書類の保存方法

請求書等を出力した書面に社判等を押印して相手方に交付する場合は以下の保存方法のいずれかを採用することができます。

交付の形態 交付側の保存方法
押印した書類(紙)で交付 ・押印後の書類のコピー(紙)を保存
・押印後の書類をスキャナ保存
・押印前のWord等データを保存
※出力書面に手書きで新たに情報を付加する場合、
Word等データの保存は認められない
押印した書類をPDF等の
電子データで交付
・押印後の交付した電子データを保存
※押印前のWord等データの保存又は押印後の書類(紙)の保存は不要
押印した書類と
電子データの両方を交付
どちらを原本にするかによって異なる

上記の通り、押印した書類を郵送等で交付した場合、押印前のWord等データでの保存が認められています。押印した状態と押印されていない状態では一見すると情報が異なるように見えますが、押印の有無のみでそれ以外の情報が追加されているものでなければ、押印される前のデータを保存しても差し支えないようです。

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