税務書類の電子保存

昨年秋の臨時国会で文書の電子的保存を可能とするためのいわゆる「e-文書法」が成立しました。これはIT戦略本部が策定した「e-Japan戦略2加速化パッケージ」に基づき、従来紙で保存されていた文書を原則的にすべて電子データに変換して保存することを可能とするものです。
今回のFAX NEWSは、税務書類の電子保存についてです。

現行の電子帳簿保存法

平成10年に成立した電子帳簿保存法(YF-00098参照)では、電子保存可能な税務書類は最初から電子的に作成された帳簿書類に限られていました。
したがって取引先から紙で受け取った請求書や領収書などの膨大な紙の書類は紙のまま保管する必要があり、企業の書類保管コストを下げる効果は限定的でした。

e-文書法

その後の技術開発で電子データでも一定の偽造防止技術を使えば改ざん防止が可能となったことなどもあり、今回成立したe-文書法では、取引先が作成した紙データの電子保存ができるようになりました。

イ) 対象範囲

電子保存可能な書類は下記の書類を除くすべての書類です。
(電子保存不可) ・総勘定元帳などの決算関係書類・帳簿
・3万円以上の契約書・領収書

ロ) 保存要件

電子保存する際に使用するスキャナーの性能は紙と同程度の小さな文字や色を再現できるものとし、保存ファイルには電子署名、タイムスタンプ(時刻認証)を付与するなどデータの真実性が確保されている必要があります。

ハ) 承認申請

電子保存には税務署の承認が必要であり、その申請は今年4月以降受付をし、順次5ヶ月後から承認が下りることになっています。

電子保存の効果

税制調査会では例えば流通会社では75万箱の書類がわずか1千箱にまで減量可能になると言っています。しかし、電子保存の効果はコスト削減だけではありません。電子保存をすれば従来のように段ボールをかき分けて書類を探さなくてもパソコン上から目的の書類をすぐに検索して参照できるようになり、生産性の向上にもつながります。さらに電子データはバックアップができるため大規模災害などで重要な書類を失う事態を避けることもできます。

具体的な取り扱いなどがこれから順次公表され、e-文書法関連ビジネスも続々登場すると思いますが、積極的に情報収集し前向きに取り組んでいきたいものです。

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