スキャナ保存制度の改正

平成27年度税制改正により国税関係書類のスキャナ保存制度が緩和されました（既報YF-00709）が、電子保存によるコスト削減等の観点から、平成28年度税制改正でもさらに要件が見直されました。
そこで今回は、その改正の内容についてお伝えします。

スキャナ装置の要件の廃止

固定型（原稿台と一体となったもの）という要件が廃止され、スマートフォンやデジタルカメラでも電子化ができることとなりました。

国税関係書類の受領者がスキャンする場合の手続の見直し

(1)タイムスタンプの付与に係る要件

国税関係書類（契約書、領収書等）の受領後、受領者が署名を行ったうえで、3日以内にデジタル化した日時を証明するタイムスタンプを付すことが要件とされました。

(2)相互けん制要件の緩和

受領者と別の者が原本を確認後にスキャンすることとされていた要件が廃止され、代わりに、受領者と別の者が、受領者がスキャンしタイムスタンプが付与されたデータの記録事項の確認（必要に応じて原本確認）を行えばよいこととなりました。

(3)小規模事業者の特例

小規模事業者（常時使用する従業員数が20人（商業・サービス業は5人）以下の事業者）については、税務代理人である税理士等が検査することにより、(2)の要件が不要となります。

適用時期

平成28年9月30日以後に行う承認申請について適用されます。
承認を受けるためには、電子保存により書類保存に代える日の3か月前までに所轄の税務署長に申請書の提出が必要です。平成28年9月30日に申請した場合には、平成29年1月1日から適用されます。

なお、すでにスキャナ保存の承認を受けている方が改正後の要件による保存を行うためには、改めて申請書を提出し承認を受ける必要があります。

スキャナ装置としてスマートフォン等が認められたことにより、いつでも・どこでも保存が可能となり利便性が増してきました。書類保管コストが削減できる反面、タイムスタンプ付与やスキャナ保存に適合したシステム構築等のコストがかかります。

メリット・デメリットを考慮したうえで、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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