改正電子帳簿保存法（電子取引）

令和4年1月1日から施行される改正電子帳簿保存法では、電子取引を行った場合、その取引情報を電子データとして保存しなければならなくなります（既報横須賀G通信（YF-00922)・横須賀G通信（YF-00934））。

今回は、電子取引における電子データの保存について具体的にお伝えします。

電子取引とは

「電子取引」とは、取引情報（請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報）の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。具体的には、以下のような取引が電子取引に該当します。

(1) 電子メールにより請求書等のデータを受領
(電子メール本文に取引情報が記載されている場合は当該電子メールを保存する必要あり）
(2) インターネットのホームページからダウンロードした請求書等のデータ又はホームページ上に表示される請求書等のスクリーンショットを利用
(3) 電子請求書等の授受に係るクラウドサービスを利用
(4) クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
(5) 特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
(6) ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
(7) 請求書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領

従業員が会社の経費を立て替えた場合、その従業員が支払先から領収書を電子データで受領する行為は、会社としての電子取引に該当しますので、電子データの保存が必要です。

取引情報の検索方法

電子取引を電子データとして保存する要件は横須賀G通信（YF-00934）でお伝えしましたが、その中のひとつに「検索機能の確保」があります。検索機能には以下の要件を満たす必要があります。

(1) 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること
(2) 日付又は金額に係る記載項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
(3) 2以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

データ保存システムを利用していない場合、エクセル等の表計算ソフトで一覧表を作成し、エクセル等の機能により、入力された項目間で範囲指定、2以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定をすることができれば、検索機能の確保の要件を満たすこととなります。

電子取引を書面で保存していたり、保存要件を満たさない形で電子データを保存していたりすると、青色申告の承認の取消の対象となる可能性があります。改正法が施行されるまで3カ月を切っていますので、早めの対応が必要です。

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